Voor 11.500 euro kan Ravelijn Verlichting een AI-oplossing laten bouwen die nieuwe artikelen bijna vanzelf in de catalogus zet. Ravelijn is een groothandel die ik voor dit playbook heb bedacht. Volgens de offerte verdient de oplossing zich in ruim tien maanden terug.
Alleen is er iets waar de offerte geen rekening mee houdt. Over een jaar neemt het moederbedrijf de invoer van nieuwe artikelen over. De grote wintercollectie is bovendien al verwerkt voordat de AI-oplossing klaar is. En met twaalf uur eigen werk kan Ravelijn nu al ruim een kwart van de invoertijd besparen.
Als je dat allemaal meerekent, levert het maatwerk nog maar 5.200 euro extra op. Tegenover een investering van 11.500 euro. Om dat verschil te ontdekken, hoef je alleen het werkproces op één vel papier uit te schrijven en een rekensom te maken.
Een snelle oplossing voor werk waarvan niemand de stappen kent
Bij organisaties zie ik vaak dat een team snel een oplossing bouwt of koopt voor iets wat te veel tijd kost, terwijl niemand het werkproces eromheen heeft uitgeschreven. Zelf bouwen kan ook gewoon, want een coding agent als Codex of Claude Code zit in het abonnement dat veel teams al hebben. Duur wordt het dus vooral als je het verkeerde bouwt of laat bouwen.
In de editie over Jev schreef ik dat je soms helemaal geen taalmodel nodig hebt. Een taalmodel is de techniek onder ChatGPT, Copilot en Claude die tekst begrijpt en schrijft en elke keer een net iets andere uitkomst geeft.
Denk aan een uurwerk, waarin het grootste deel bestaat uit tandwielen die elke keer precies hetzelfde doen. Je werkproces zit net zo in elkaar, dus voordat je eraan sleutelt, schroef je de kast open en leg je de onderdelen naast elkaar.
Dertien stappen voor één lamp
Ravelijn levert verlichting aan woonwinkels en projectinrichters. Die dealers bestellen uit een online catalogus waar per jaar 1.300 nieuwe artikelen bij komen, in twee collecties van elk 410 en verder een stuk of veertig per maand. Eén productbeheerder zet ze erin en per artikel kost dat twintig minuten, wat neerkomt op ruim 430 uur per jaar.
Ravelijn is dit jaar overgenomen. Over een jaar, vlak voor de volgende wintercollectie, neemt het team van het moederbedrijf de invoer van nieuwe artikelen over en doet dat volgens zijn eigen werkwijze. Volgende week komt de wintercollectie van dit jaar binnen en daar ziet de directeur tegen op, want 410 artikelen zijn bijna 137 uur werk voor één persoon. Hij heeft daarom een offerte laten maken voor maatwerk dat prijslijst, productblad en foto's inleest en elk artikel klaarzet in de catalogus. De terugverdientijd uit de offerte past net binnen dat jaar.
Als je met de productmanager het laatste artikel naloopt, komen er dertien stappen op het vel. Bij een stap waar iemand zoekt, navraagt of herstelt, zet je een sterretje.
Artikelnummer, EAN-code en inkoopprijs overnemen uit de prijslijst van de fabrikant. 1,5 minuut.
De kenmerken halen uit het productblad van de fabrikant, een pdf. 3 minuten.
Eenheden omrekenen naar de schrijfwijze van de catalogus. 1 minuut. Sterretje.
De categorie bepalen volgens Ravelijns eigen indeling. 0,5 minuut.
De verkoopprijs berekenen uit de inkoopprijs. 1 minuut.
De prijs bijstellen bij blikvangers en langzaamlopers. Gemiddeld 0,5 minuut.
De producttekst schrijven. 5 minuten.
De foto's aan het artikelnummer hangen. 1,5 minuut.
Beoordelen of de juiste variant op de foto staat. 0,5 minuut.
De catalogus invullen. 2 minuten.
De productfeed vullen (het bestand waarmee dealers het assortiment in hun eigen systeem inlezen). 1,5 minuut.
De Excel-lijst voor de buitendienst bijwerken. 1 minuut.
Het artikel vrijgeven. 1 minuut.
Koppeling, vaste regel, taal of mens
Achter elke stap zet je een van de vier soorten werk. Begin bovenaan en stop bij het eerste ja.
Koppeling. Zet je een gegeven ongewijzigd over van de ene vaste plek naar de andere, zoals van een kolom naar een veld?
Vaste regel. Past de weg van invoer naar uitkomst in één zin of één tabel, zonder het woord "meestal"?
Taal. Moet iemand vrije tekst of beeld begrijpen, of tekst schrijven die per geval verschilt?
Mens. Blijft er een afweging over waar iemand op wordt aangesproken?
Na vier keer nee, zoals bij inpakken, rijden of wachten, laat je de soort leeg en vallen die minuten buiten de rekensom.
Als het ja alleen voor een deel van de stap geldt, zijn het twee stappen. Bij Ravelijn is de prijs daarom in tweeën geknipt. De verkoopprijs is de inkoopprijs maal een factor per merk, afgerond op 95 cent, dus stap 5 is een vaste regel. Stap 6 is mensenwerk, want bijstellen doet de productbeheerder op gevoel.
Ook stap 4 is eigenlijk een vaste regel, want de productgroep van de fabrikant bepaalt de categorie volgens een tabel. Bij stap 2 moet iemand productbladen van vijf fabrikanten lezen, dus dat is taal. Stap 3 is een vaste regel met een sterretje, want daar zet de productbeheerder recht wat elke fabrikant anders opschrijft.
Per soort opgeteld gaat bij Ravelijn 7,5 minuut naar koppelingen (stap 1, 8, 10, 11 en 12), 2,5 minuut naar vaste regels (stap 3, 4 en 5), 8,5 minuut naar taal (stap 2, 7 en 9) en 1,5 minuut naar mensenwerk (stap 6 en 13). Een taalmodel kan dus bij drie van de dertien stappen iets betekenen, samen 8,5 van de twintig minuten.
Jouw proces op hetzelfde vel
Je eigen proces schrijf je vanavond uit als je het werk zelf doet en anders in een uur naast de collega die het doet.
STAPPENBLAD
Proces: ______ Aantal keer per maand: ______ Bestaat in deze vorm nog ______ maanden
Per stap noteer je: nummer, handeling, wie, waarin, minuten, soort, besluit
Voorbeeld: 7. Producttekst schrijven. Productbeheerder. Tekstverwerker. 5 min. Taal. Besluit nog open.
Zo vul je het in
1. Loop het laatste gewone geval na van begin tot eind, samen met wie het werk doet.
2. Eén werkwoord per stap. Twee werkwoorden zijn twee stappen.
3. Begin een nieuwe stap zodra je van programma, papier of persoon wisselt.
4. Een uitzondering die geregeld terugkomt, krijgt een eigen stap met de minuten gemiddeld over alle gevallen.
5. Zet een sterretje bij elke stap waar je zoekt, navraagt of herstelt.
6. Zet de soort erachter met de vier vragen hierboven en stop bij het eerste ja.
7. Tel de minuten per soort.
Minuten per soort: koppeling __ vaste regel __ taal __ mens __Op het vel van Ravelijn staat nog geen enkel besluit.
Na het volgende deel weet je voor jouw proces wat je schrapt, aanzet, koopt, laat bouwen of laat staan en wat een oplossing hooguit mag kosten. Je krijgt de twee vragen die je vóór elk besluit stelt, de som van negen regels om over te nemen en het ingevulde vel voor alle dertien stappen van Ravelijn. De som reken ik uit bij twaalf maanden, bij achttien maanden en bij drie jaar, tot aan het punt waarop bouwen loont. Daarna volgt wat je opvraagt bij je bouwer of leverancier en de zin waarmee je het besluit vastlegt. Het is de volgorde die ik ook in trainingen aanhoud zodra iemand vraagt of ergens AI op kan.
Maandelijks opzegbaar en je eerste playbook is gratis.
